Privacyverklaring

Artikel 1 – Inleiding

• Ik ga zorgvuldig om met bedrijfs- en persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens ik verwerk, met welk doel, hoe ik ze beveilig, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten betrokkenen hebben.

• Deze privacyverklaring geldt voor contact, offertes, samenwerking, uitvoering van opdrachten en, waar relevant, onderzoek met klanten, gebruikers, medewerkers, respondenten of andere betrokkenen. Verwerking vindt plaats in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 2 – Verwerkingsverantwoordelijke

• North & Now, eenmanszaak van Deborah Schrijver
  Gevestigd te Heemskerk (Nederland)
  KvK-nummer: 98158694
  E-mail: deborah@northandnow.nl  
  Website: www.northandnow.nl

• Bij onderzoek in opdracht van een opdrachtgever kan ik optreden als verwerker namens die opdrachtgever. De opdrachtgever is dan verwerkingsverantwoordelijke, en we maken waar nodig afspraken in een verwerkersovereenkomst. Voor de overige verwerkingen in deze privacyverklaring ben ik zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 3 – Categorieën bedrijfs- en persoonsgegevens

• Ik verwerk uitsluitend gegevens die nodig zijn voor contact, samenwerking, dienstverlening en uitvoering van opdrachten. Dit kan onder meer omvatten:

  • naam en functie/rol;

  • bedrijfsnaam;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • adresgegevens, voor zover nodig voor offertes, overeenkomsten of facturen;

  • bankrekeningnummer of betaalgegevens, voor zover nodig voor zakelijke betalingen;

  • correspondentiegegevens, zoals e-mails, notities en afspraken;

  • projectinformatie die voortvloeit uit de samenwerking;

  • onderzoeksinput, zoals interviewnotities, gespreksverslagen, ingevulde vragen, feedback, observaties, quotes of andere input van klanten, gebruikers, medewerkers, respondenten of andere betrokkenen;

  • audio-opnames, transcripties of samenvattingen van gesprekken, alleen als dit nodig is voor de opdracht en vooraf is afgestemd;

  • referentie- of projectinformatie voor gebruik in een portfolio of casestudy, bij voorkeur in geanonimiseerde vorm. Vermelding met bedrijfsnaam of herleidbare details gebeurt alleen na voorafgaande toestemming.

• Bij contact of samenwerking worden gegevens opgeslagen in mijn e-mail-, administratie-, opslag- en projectsystemen.

• Ik verwerk geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor de opdracht, vooraf is afgestemd en daarvoor uitdrukkelijke toestemming of een andere wettelijke uitzondering geldt.

• Gegevens van respondenten ontvang ik in sommige gevallen via de opdrachtgever of een door de opdrachtgever ingeschakeld wervingsbureau, bijvoorbeeld naam, contactgegevens en relevante achtergrondkenmerken.

• Ik verwerk geen gegevens van minderjarigen onder de 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Artikel 4 – Doelen van de verwerking

• Bedrijfs- en/of persoonsgegevens worden verwerkt voor:

  • het opstellen en verzenden van offertes;

  • het uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten;

  • het voorbereiden, uitvoeren en analyseren van onderzoek, interviews, gesprekken, werksessies of feedback;

  • het opstellen van analyses, adviezen, aanbevelingen, rapportages, presentaties of andere projectresultaten;

  • communicatie over samenwerking, planning, vragen en opvolging;

  • facturatie en financiële administratie;

  • intern klant- en relatiebeheer;

  • voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplicht;

  • verbetering van mijn dienstverlening op basis van ervaring of feedback;

  • het beantwoorden van vragen via de website en het inplannen van afspraken;

  • opname van projecten in een portfolio of casestudy, geanonimiseerd of alleen met toestemming herleidbaar.

• Ik pas geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming toe.

• Bij onderzoek worden respondenten vooraf geïnformeerd over het doel van het onderzoek, het gebruik van hun input, of het gesprek wordt opgenomen, en de manier waarop resultaten worden verwerkt. Dit gebeurt door mij of, als de werving via een wervingsbureau loopt, door dat bureau. Voor een opname vraag ik aan het begin van het gesprek toestemming. Respondenten kunnen ook vooraf aangeven dat zij geen opname willen.

• Opdrachtgevers ontvangen in principe geanonimiseerde of geaggregeerde resultaten. Persoonsgegevens of herleidbare uitspraken van respondenten deel ik alleen met hun toestemming, of als ik als verwerker optreed en dit met de opdrachtgever is afgesproken. Kijkt de opdrachtgever mee bij een gesprek, dan weet de respondent dat vooraf.

• Gegevens van respondenten gebruik ik uitsluitend voor het onderzoek. Ik gebruik ze niet voor marketing en verkoop ze nooit.

Artikel 5 – Rechtsgrond voor verwerking

• De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

  • Overeenkomst: voor het uitvoeren van opdrachten, offertes, communicatie en samenwerking.

  • Wettelijke verplichting: voor onder meer fiscale en administratieve bewaarplichten.

  • Gerechtvaardigd belang: voor zakelijk contact, relatiebeheer, projectarchivering, kwaliteitsverbetering en geanonimiseerde portfolio- of casestudyvorming.

  • Toestemming: waar dit nodig of passend is, bijvoorbeeld voor het gebruik van herleidbare quotes, audio-opnames, niet-geanonimiseerde casestudy’s of niet-geanonimiseerde verwerking in bepaalde tools.

  • Onderzoek onder respondenten: het gerechtvaardigd belang van de opdrachtgever of van mij, of toestemming van de respondent. Treed ik op als verwerker, dan bepaalt de opdrachtgever de grondslag.

• Als toestemming de grondslag is, kan deze toestemming worden ingetrokken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden vóór intrekking.

Artikel 6 – Inzet van derden en verwerkers

• Ik maak voor mijn bedrijfsvoering en dienstverlening gebruik van derden, waaronder e-mail- en opslagdiensten, administratie- en boekhoudsoftware, project- en communicatietools en, waar relevant, transcriptie-, analyse- of AI-tools.

• Ik gebruik onder meer Microsoft 365 (e-mail, agenda, opslag en Bookings), Squarespace (website), MoneyMonk (administratie), Knab (bankzaken), Miro (online samenwerking) en AI-tools zoals Claude en ChatGPT. Deze lijst kan wijzigen. Een actueel overzicht is op verzoek beschikbaar.

• Deze partijen handelen volgens hun eigen voorwaarden en privacybeleid en kunnen optreden als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Ik selecteer deze partijen zorgvuldig en sluit waar nodig een verwerkersovereenkomst.

• k gebruik software en AI-tools ter ondersteuning van mijn werk. Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie worden daarbij niet ongeanonimiseerd verwerkt, tenzij dit vooraf is afgestemd en daar een passende grondslag of afspraak voor bestaat. Ik gebruik waar mogelijk instellingen waarbij ingevoerde gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen.

• Bij samenwerking met freelancers, specialisten of externe boekhouders maak ik waar nodig aanvullende afspraken over vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens. 

Artikel 7 – Website, contactformulier en afspraken

• Via het contactformulier op northandnow.nl verwerk ik je naam, e-mailadres en bericht, en, als je die invult, je telefoonnummer en het onderwerp. Via de agendaknop kun je een afspraak inplannen. Je naam, e-mailadres en eventuele toelichting komen dan in mijn agenda terecht. Ik gebruik deze gegevens alleen om je vraag te beantwoorden of de afspraak in te plannen en voor te bereiden. De grondslag is mijn gerechtvaardigd belang, of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

• De website draait op Squarespace. Afspraken maken via de website loopt via Microsoft Bookings. Deze partijen verwerken gegevens namens mij (zie ook artikel 6 en 11).

• De website gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Andere cookies, zoals analytische cookies, worden alleen geplaatst na toestemming via de cookiebanner. Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.

Artikel 8 – Bewaartermijn

• Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

• Administratieve gegevens worden 7 jaar bewaard, conform de fiscale bewaarplicht, en daarna verwijderd.

• Contact- en klantgegevens worden bewaard zolang er een zakelijke relatie bestaat of redelijkerwijs kan worden aangenomen dat er opnieuw contact plaatsvindt. Wie niet langer in mijn bestand wil staan, kan dit op elk moment aangeven.

• Projectgegevens, analyses en rapportages worden bewaard zolang dit relevant is voor bedrijfsvoering, naslag of verantwoording. Persoonsgegevens daarin worden uiterlijk 5 jaar na afronding verwijderd of geanonimiseerd. Voor onderzoeksgegevens van respondenten gelden de kortere termijnen hieronder.

• Contactgegevens van respondenten, zoals telefoonnummers, worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor het plannen en afnemen van gesprekken, en uiterlijk bij oplevering van de opdracht.

• Audio- en video-opnames worden uiterlijk 3 maanden na oplevering verwijderd, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

• Interviewnotities, gespreksverslagen en transcripten worden uiterlijk 3 maanden na oplevering geanonimiseerd of verwijderd. Geanonimiseerde verslagen worden maximaal 2 jaar na oplevering bewaard.

• Eindrapportages en werkdocumenten worden, ontdaan van persoonsgegevens, bewaard voor archief, verantwoording en kennisopbouw.

• Gegevens uit het contactformulier en de agenda waar geen samenwerking uit voortkomt, worden periodiek verwijderd, uiterlijk 2 jaar na het laatste contact.

• Treed ik bij onderzoek op als verwerker, dan gelden de bewaartermijnen uit de verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever. Zijn daar geen afspraken over gemaakt, dan gelden de termijnen hierboven.

Artikel 9 – Beveiliging

• Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking. Denk aan sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar mogelijk, beperkte toegangsrechten, beveiligde cloudomgevingen en zorgvuldig beheer van bestanden en apparaten.

Artikel 10 – Datalekken

• Bij een vermoedelijk datalek neem ik passende maatregelen om schade te beperken. Indien wettelijk vereist, meld ik het incident bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

• Als het datalek betrekking heeft op gegevens die ik in het kader van een opdracht voor een opdrachtgever verwerk, informeer ik de opdrachtgever zo snel mogelijk en stemmen we vervolgstappen af.

Artikel 11 – Gegevens buiten de EU

• Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dit gebeurt uitsluitend voor zover daarvoor passende waarborgen bestaan, zoals het EU–VS Data Privacy Framework, Standard Contractual Clauses of andere wettelijke mechanismen.

Artikel 12 – Rechten van betrokkenen

• Betrokkenen hebben, voor zover van toepassing, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, intrekking van toestemming en overdraagbaarheid van persoonsgegevens.

• Als ik gegevens verwerk op basis van gerechtvaardigd belang, kun je daar altijd bezwaar tegen maken.

• Verzoeken kunnen gestuurd worden naar deborah@northandnow.nl. Ik reageer binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kan ik vragen om de identiteit van de verzoeker te bevestigen. Ik vraag daarbij geen kopie van een identiteitsbewijs.

• Verwerk ik je gegevens als verwerker voor een opdrachtgever, dan stuur ik je verzoek door naar die opdrachtgever en help ik bij de afhandeling.

• Een verzoek kan worden afgewezen of beperkt als een wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of andere dwingende reden zich daartegen verzet.

• Heb je een klacht, neem dan eerst contact met mij op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 13 – Wijzigingen

• Ik kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie staat op mijn website en wordt op verzoek toegestuurd.

• Als een wijziging relevant is voor een lopende opdracht, informeer ik de opdrachtgever waar nodig.